“高青档案”的“数字旅程”

  近日，“大河奔涌 ‘数’说新发展—2023黄河流域生态保护和高水平发展省级党报媒体行”活动走进高青县档案馆，考察调研档案数字化建设。媒体行活动由大众报业集团联合山东省大数据局共同举办，陕西日报、河南日报、湖南日报等沿黄九省区及长江流域重点省级党报总编辑与记者代表，走进山东沿黄各市，深入山东数字强省建设的代表性地区及项目考察采访。

  作为全省唯一的“档案代表”，“高青档案”如何能与浪潮集团、国家超级计算济南中心、黄河三角洲生态监测中心等的重点项目，一道“数”说山东新发展？为何能在全省各档案馆中脱颖而出，受到如此青睐？今天我们来一探究竟，看高青档案如何踏上这段“数字旅程”。

  2019年之前，当时的高青县档案旧馆还在高青县委机关院内的一座土黄色的小楼内。《档案馆指南》记载：“一九九0年十一月至一九九三年，省、市、县共投资66.9万元，在县委、县政府大院内新建档案馆大楼，一九九二年底档案楼竣工使用。大楼总建筑面积1313平方米，其中库房面积670平方米……”当时库房配备了档案橱、温湿度记录仪等设施设备，具备基本的保存功能，但是调节功能欠缺，很难保证库房的温湿度处在相对恒定的状态，对档案实体的保护相对一般，不能很好的延缓档案退变的情况。另外，当时缺乏有效的除尘、消毒、杀虫手段，只能用樟脑球、吸尘器等简单的解决方法，少数老旧档案出现酸化、霉变等情况。

  “以前为了查一份档案资料，花费一上午的时间是常有的事情，还不一定可以查到。”这是每一个档案馆老职工的共同体会。原来的查档流程，需要工作人员在纸质目录中一页页的翻、一条条的查，再根据档案存放位置索引到档案库房去找，如果不是目标档案需要一遍遍重复以上动作，查档效率非常低。二零零几年初配备办公电脑后，形成了电子目录，查档效率虽有所提升，但没解决根本问题。

  囿于原来的身份验证条件，查档人员需携带介绍信、身份证明、查档目的证明等繁杂的材料，经常有忘记带或不知道带证明材料“跑两三趟”的情况。档案的开发利用工作也是一个难题，编研人员靠人工搜查，不能很好地将馆藏有效信息聚合到一起，难以形成高质量的作品。

  原来传统管理模式的“管档难、查档难、用档难”，人民群众对档案的获得感较低，在资政方面的作用无法充分的发挥，档案工作逐渐被边缘化。时间来到2017年，高青县启动新档案馆建设项目，目标是打造一座现代化的档案信息中心，“高青档案”的“数字旅程”自此缓缓开启。

  数字信息阶段：“数字管理、线余万元的高青县档案新馆正式启用，是全市新建档案馆中最早开工、最快竣工、最先迁馆的区县之一。2022年1月，全年全国首个、截至当日山东省最高分，高青县档案馆通过了“国家级数字档案馆”测试，高青档案正式开启数字管理时代。

  新馆面积8382平方米，其中库房面积3000余平方米，满足未来50年进馆需求。通过部署保障一体化管理平台，实现馆库环控信息的集成管理。“一键安全管控”，在中控室按下“设防”键后，关键部位红外线个高清摄像头，非法闯入报警信息实时推送至工作人员手机。“一键远程控制”，每个库房都配备恒温恒湿设备，通过中心控制管理系统远程设置后，温湿度自动控制在规定范围内，且能够保持合理浮动范围。“一键自动消毒”，配备杀菌灭虫消毒一体机，常态化对馆藏档案或拟进馆档案进行消杀，有效延缓档案实体的退变程度。

  作为全市第一个进行数字化的区县档案馆，经过不断地对馆藏存量档案的数字化及进馆增量档案的电子化，目前高青县档案馆数字化率达到了96.29%。工作人员依据自己权限可以在资源管理系统对电子档案进行在线管理、鉴定、编研等工作，建成疫情防控、脱贫攻坚、黄河滩区等专题数据库，极大提升了工作效率，《图说高青》、《兰台印记》等一批优秀作品也在数字化的加持下应运而生。电子数据定期自动备份，并且常态化在山东省档案容灾备份中心异地备份，确保电子数据的绝对安全。经过鉴定公开的档案，上传到档案利用系统和互联网档案系统，查档者可以在馆内自助查询机或在家中线上自助浏览查询。

  “原来查档案半天时间，现在2—5分钟立等可取，群众满意度有了很大提升”，查档服务台工作人员介绍，“通过全文OCR识别+智慧搜索，目标档案关键字瞬间就会显示，查准率较以前至少提升80%以上，数字档案的查询率也占到了95%以上”。若需要查阅实体纸质档案，在智慧库房通过RFID技术实现对档案的定位功能，输入目标档案后自动开架并亮灯提示，能够在极短的时间内迅速找到。此外，智慧库房还建设有3D虚拟库房，实现档案位置电子索引、一键库房盘库、自动上下架管理等。

  2022年4月，“档案信息化六级联动提升乡村公共服务”省级试点落户高青，数字档案工作在全县全域推开，打通档案服务“最后一百米”，建成国家、省、市、县、镇、村信息化六级联动体系。以与全国档案查询利用服务平台实现系统对接的“在鲁查档”档案服务平台为支撑，群众可以足不出户使用电子设备、电脑线多家档案馆的各类档案，体验到“档案就在身边”得便捷，实现“网上申请、远程办理、就近取档”的异地、跨馆、在线档案利用，达到“让数据多跑路、让群众少跑腿”的“互联网+档案服务”目标。在政务集中服务大厅、重点民生部门、镇（街道）、村（社区）等546处场所，设置“六级联动”服务专区，建设“1公里查档圈”，提供档案查询“一站式”服务。

  “现在查档太方便了！”高青县水利局职工韩某在接收采访时说，“我在去年的中级职称评定时，急需查一个函授学历认可文件，通过山东省档案查询利用平台向淄博市档案馆发送了查档请求，大约40分钟就拿到手了，如果以前跑到市里去查需要一天的时间，最终我顺利晋升了中级工程师。”根据平台后台显示：韩某9点44分申请，9点47分受理，10点10分跨馆传输，10点27分下载，整一个完整的过程43分钟。高青县人民检察院付某也切身感受到了“查省里档案不用跑济南”的便捷，通过平台向山东省档案馆查询1980年国家征兵政策性文件，当日下班前发送，次日上班即办结完毕，最终证明了个人履历的线月份以来，高青县通过平台查档次数达到8000次以上。

  在六级联动试点工作过程中，标准化镇村档案室40余个，完成全县90个美丽宜居乡村档案规范化整理和数字化工作，服务乡村振兴成效也逐渐显现。田镇街道民主街，依托数字档案建成全县首个“智慧村庄”，推动“阳光村务”公开，新时代“一网三联”乡村治理体系建设。芦湖街道芦湖村，将“三变五合”改革过程中产生的土地承包合同、拆迁安置协议等档案资料规范化整理并数字化，做到了村级产业统筹布局全流程记录归档，为产业调整升级提供借鉴。

  木李镇龙湾村，依托新媒体和现代传播技术，口述史料将以“扫码听史”的方式让滩区人民的“黄河故事”更“声”动；村里还推动社区居民档案信息整合，老年人在数字平台登记后配备智能手环，方便系统管理服务。挖掘部分珍贵红色档案，比如在田镇街道平安村发现的新中国成立初期高青县第一批农村土地房产所有证等，进行了抢救性修复，档案数字化后永久保存，对于赓续红色血脉提供有力支撑。另外，数字档案在群众解决纠纷、核实工龄、落实待遇等方面提供了可靠的凭证依据；在化解矛盾、编史修志、宣传教育等方面发挥的作用越来越突出。

  “我们在六级联动试点工作推进的过程中创新了很多数字档案管理机制模式，比如数字档案一体化管理模式、“P2P”点对点业务指导模式、档案信息化部门联动共享机制等，成功探索档案信息化提升公共服务的‘高青样本’”档案馆负责的人介绍，“试点验收我们取得了98分的全省最高分，数字档案成果案例更是在《中国档案报》头版头条刊发，并在全省7920个案例中脱颖而出，荣获新型智慧城市优秀案例‘档案电子化类’全省第一名。多次在全省档案工作会议上作典型发言推广，吸引了省内外三十余家市、县（区）来我们馆学习。”同时，高青县档案馆还承担了“黄河滩区迁建社区档案业务规范化建设”省试点工作，目前正在推进过程中，将“数字档案”与“黄河滩区新型社区基层治理”结合起来，服务黄河流域生态保护和高质量发展。

  档案记录历史，数字引领未来。“档案”和“数字”，“历史”与“未来”，看似矛盾的两组词在高青县完成深层次地融合。“管档难、查档难、用档难”已成为过去式，“数字化、信息化、智慧化”登上历史舞台，在“以人民为中心的档案事业现代化”思路指引下，档案事业发展的“数字引擎”也将一直更新迭代，“数字旅程”一直在路上……

• 上一篇: 【48812】廊坊开始建成才智食药监归纳指挥途径
• 下一篇: 【48812】北京恒奥德仪器仪表有限公司